Zorgen over begraafplaats
Ongeveer vijfhonderd gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland beschikken over een begraafplaats. Deze begraafplaats is onderdeel van de gemeente of de diaconie en valt daardoor onder haar organisatorisch en financieel beheer. Dit beheer is helaas lang niet overal goed geregeld.
Vanwege de specifieke aandachtspunten en risico’s die een begraafplaats meebrengt, heeft het Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) een aparte richtlijn voor beheerders van begraafplaatsen uitgebracht. De richtlijn en de daarbij behorende handleiding is te vinden op de website van de Protestantse Kerk onder het thema ‘Kerkbeheer’.
Overwegingen daarbij zijn dat gebleken is dat er meer kennis nodig is bij de gemeenten om een begraafplaats goed te beheren en een verantwoord financieel beleid te voeren. Een eerste inventarisatie geeft aan dat ongeveer twee derde van de gemeenten met een begraafplaats de juiste financiële gegevens niet verantwoord en transparant beschikbaar kan stellen.
Risico’s
We gaan hier eerst in op de risico’s en behandelen vervolgens de belangrijkste aandachtspunten voor een verantwoord financieel beheer van de begraafplaats. De grootste risico’s zijn:
• Onvoldoende kennis bij het college van kerkrentmeesters en de kerkenraad inzake het verantwoord exploiteren van een begraafplaats. Dit brengt financiële risico’s met zich mee voor het gemeenteleven als geheel. Ook kan de gemeente te maken krijgen met claims door gebruikers of nabestaanden als ze toezeggingen voor bijvoorbeeld onderhoud niet kan nakomen.
• Geen juiste tariefstelling, waardoor er verlies wordt geleden op de exploitatie van de begraafplaats. Dit gaat dan ten koste van de exploitatie van de gemeente of het leidt ertoe dat in de toekomst de baten te gering zijn om de gestegen kosten te dekken.
• Onvoldoende inzicht in de werkelijke baten en lasten van de begraafplaats. Zo zijn er bij zogenaamde ‘eeuwigdurende grafrechten’ oftewel grafrechten voor onbepaalde tijd, wel kosten in de toekomst maar geen baten die daar tegenover staan.
• Het komt voor dat begraafplaatsen die (ten dele) zijn gesloten, nog steeds worden geconfronteerd met langlopende verplichtingen.
• Het niet goed bijhouden en verwerken van de vooruitontvangen bedragen. Dit kan leiden tot het in één keer nemen van de baten. Je neemt de baten dan te vroeg. Dit kan ertoe leiden dat men geld voor andere doelstellingen gaat gebruiken en er in de toekomst geen inkomsten meer staan tegenover kosten die nog steeds gemaakt moeten worden.
• Onvoldoende inzicht in de liquide middelen van de begraafplaats, waardoor financiën voor andere doelen worden gebruikt. Het risico is dan aanwezig dat er op het moment van noodzakelijk onderhoud of andere te maken kosten niet voldoende geld meer beschikbaar is.
• Onvoldoende inzicht in de post vooruitontvangen gelden en in de noodzakelijke voorziening graven, waardoor er ook onvoldoende inzicht is in het vermogen van de gemeente zelf.
Goed beheer
Een goed financieel beheer vergt in ieder geval dat de volgende onderdelen op orde zijn. Allereerst is er de wettelijke verplichting vanuit de Wet op de lijkbezorging tot registratie van uitgegeven en vrije graven, de zogenaamde gravenlijst met de naam en ligplaats van degene die begraven ligt. Ook de financiële administratie van een begraafplaats, waaronder de aangega- ne verplichtingen, moet op orde zijn. Bij een uitvaart worden immers eenmalige kosten gemaakt, maar ook verplichtingen voor langere termijn aangegaan. Die langlopende verplichtingen blijven gedurende de looptijd van het contract bestaan en vallen daarom jaarlijks voor een deel vrij. Deze aangegane langlopende verplichtingen worden met hun bedrag en looptijd, vastgelegd in een contractenregister. Dat contractenregister vormt de basis voor de berekening van de jaarlijks vrijvallende rechten, die dan pas ten gunste van de exploitatie kunnen worden gebracht. Bij de financiële administratie komen vragen over exploitatieresultaat, tariefstelling, grafrechten (soms voor onbepaalde tijd), onderhoudsrechten en onderhoudsvoorzieningen, ruiming, sluiting van begraafplaatsen en dergelijke naar voren. Als begraafplaatsen gesloten zijn, kunnen er toch nog doorlopende verplichtingen naar de contractanten zijn, waarvoor voldoende geld beschikbaar moet zijn. Als die langlopende verplichtingen niet goed in kaart zijn gebracht, kan dat vergaande onverwachte financiële gevolgen hebben voor de gemeente.
Apart financieel verslag
Belangrijke punten uit de richtlijn zijn de verplich ting een aparte bankrekening te hebben voor de begraafplaats en het periodiek vrijvallen van langlopende verplichtingen. Mede daarom stelt de bovengenoemde richtlijn dat er een apart financieel verslag van de begraafplaats gemaakt moet worden en ingeleverd bij het Classicaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB). De totalen van balanscijfers en exploitatiecijfers moeten daarna in FRIS worden verwerkt in de jaarrekening van de gemeente of eventueel de diaconie als die eigenaar/ beheerder zou zijn. FRIS is het Financieel Rapportage en Informatie Systeem dat kerkrentmeesters en diaconieën in de Protestantse Kerk gebruiken voor het indienen van begrotingen, jaarrekeningen en meerjarenbegrotingen. Er is een uitgebreide handleiding bij de richtlijn, die verdere uitleg geeft.
Impact
Het GCBB beseft dat deze richtlijn voor sommige gemeenten een behoorlijke impact kan hebben. Daarom is er voor gemeenten/diaconieën die behoefte aan hulp hebben, gerichte ondersteuning. Vrijwel zeker worden er in het voorjaar van 2022 ook weer online cursussen georganiseerd en waar mogelijk komen er ook cursussen in de regio.
Leden van de ondersteuningsgroep voor beheerders van begraafplaatsen zijn per mail te bereiken via: FRIS-help@ protestantsekerk.nl. Vermeld daarbij dat het om informatie over begraafplaatsen gaat.